Piste d'Audit fiable

Le cabinet Excellence Expertise & Conseil intervient dans de nombreuses entreprises afin d’effectuer les analyses et recommandations adéquates à mettre en place au sein de l’entreprise afin de répondre aux obligations légales concernant le PAF.
Un accompagnement peut également être proposé dans la mise en place et la rédaction des procédures à élaborer au sein de l’entreprise.

Vous trouverez ci-dessous le descriptif de la Piste d'Audit Fiable (PAF) que nous avons donc élaboré.

Petit Zoom sur la Piste d’Audit Fiable (PAF) :

Quoi ? Les factures papier ou électronique non sécurisées.
Qui ? Les vendeurs & l’acheteur doivent mettre en places des contrôles documentés établissant la piste d’audit fiable.
Quand ? Dès l’établissement d’une commande et de son paiement allant jusqu’à la fin de la période de conservation de la facture.
Pourquoi ? Pour assurer que les trois conditions d’authenticité de l’origine, d’intégrité du contenu et de lisibilité de la facture sont respectées afin de sécuriser les droits à déduction des parties et éviter de fortes pénalités.

Rappel de l’obligation de la piste d’audit :

Depuis le 1er janvier 2013, le législateur a renforcé les obligations liées à l’émission et la réception de factures soumises à la règlementation française, dans le cadre global de la règlementation sur la facturation et de la lutte contre la fraude fiscale.

Est désormais exigé par l’article 289 V du CGI que soient garanties l’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et la lisibilité de la facture.

Dans ce cadre, l’administration fiscale impose aux entreprises assujetties à la TVA, la mise en place d’une piste d’audit fiable (PAF) pour le traitement des factures reçues ou émises au format papier/électronique non sécurisé.

La PAF a pour but de : lutter contre la fraude à la TVA et également de favoriser la dématérialisation des factures.

La PAF permet de reconstituer dans un ordre chronologique tout le processus de facturation, de la négociation contractuelle jusqu’au complet paiement et fermeture du dossier.

Processus de facturation

Les entreprises doivent en plus de cela produire la documentation de la piste d’audit. Elle est rédigée par l’entreprise et permettra à l’administration fiscale de savoir si l’entreprise a mis en place une PAF et sous quelle modalité.

Le niveau de documentation varie selon la taille de l’entreprise.
Pour les TPE, une présentation orale de sa PAF aux agents de l’administration assortie d’une démonstration concrète suffira en l’espèce. Pour les ETI, PME, Grande Entreprise, il conviendra de communiquer un document physique au format : électronique ou papier.

La PAF a pour vocation de :

- mieux piloter et sécuriser l’entreprise dans ses processus d’engagements et ainsi sécuriser l’ensemble des factures (achats/ventes) de l’entreprise,
- mieux piloter ses engagements et la relation avec les tiers,
- mettre en œuvre une gestion transverse (finance, juridique, système d’information, pilotage…).

Rappel en cas de contrôle fiscal :

Parmi les multiples obligations imposées par le législateur dans sa quête du contrôle des flux de marchandises, la documentation de la piste d’audit fiable (PAF) est devenue, conjointement avec le fichier des écritures comptables (FEC), une des pierres angulaires du contrôle fiscal.

La remise du FEC et de la PAF constitue désormais quasi-systématiquement le préalable à toute opération de contrôle effectuée par l’administration fiscale.

Jusqu’à présent l’administration fiscale s’est montrée clémente dans l’application de ces sanctions. Toutefois, cette tolérance s’amenuise au fur et à mesure des années.
Désormais, dans le cas où la PAF n’aurait pas pu être remise à l’administration fiscale, les sociétés se voient généralement notifier un procès-verbal de carence.
La PAF étant un élément de démonstration de la réalité des opérations réalisées, son absence peut aller jusqu’à entraîner les sanctions suivantes :
- Pour les factures achats : une remise en cause de la TVA déductible sur les factures d’achat ;
- Pour les factures ventes : une remise en cause du caractère d’original de la facture de vente émise, entraînant une pénalité de 50 % du montant qui a été ou aurait dû être facturé (ramenée à 5% si les factures correspondantes ont bien été comptabilisées).

Authenticité :

Pouvoir démontrer que la personne qui a établi la facture est bien la personne qui a rendu le service/livré le bien.

Lisibilité :

Pouvoir présenter la facture dans un format lisible par tous sur écran ou papier.

Intégrité du contenu :

Pouvoir garantir que la facture comptabilisée correspond exactement à la facture qui a été édité par votre fournisseur.

Pour tout renseignement, n'hésitez pas à prendre contact.